Efektywna praca w biurze – jak tego dokonać?

Praca biurowa, wbrew pozorom, nie należy do najłatwiejszych. Zazwyczaj każdego dnia spotyka nas nadmiar obowiązków, a dodatkowo spoczywa na nas wielka odpowiedzialność za wiele dokumentów i załatwienie istotnych spraw. Zazwyczaj spędzamy w pracy 8 godzin, najwyższy czas, aby wykorzystywać je jak najproduktywniej. W jaki sposób możemy to uczynić?

Zaplanujmy cały dzień

Jeśli chcemy mieć pewność, że nasz dzień będzie należał do udanych, warto z samego rana sporządzić jego plan, punkt po punkcie. Najlepiej zrobić to na kartce i w ciągu dnia odhaczać zadania, które udało nam się już zrealizować.

Przede wszystkim musimy wypisać najważniejsze zadania, które bezwzględnie musimy zrealizować danego dnia i ustalić je sobie jako priorytety. Dalej powinny znajdować się dalsze obowiązki, które należy zrealizować dalszego dnia. Dobrze jest określić mniej więcej, w jakim czasie chcemy rozwiązać daną kwestię, na przykład: do 12:00 odpisać na wszystkie ważne maile.

W pracy jesteśmy skazani na pracę z innymi ludźmi, a wiadomo – z jednymi praca jest miła i przyjemna, z innymi jednak nie chcemy wchodzić w drogę. Zaplanujmy zatem dzień w taki sposób, by kontaktować się jak najwięcej z osobami, które nas motywują i nastrajają pozytywnie, a unikajmy kontaktu z tymi, którzy wysysają z nas energię.

Zróbmy sobie także rzeczywisty bilans dnia i z ręką na sercu przyznajmy się, ile czasu spędzamy na nieistotnych rzeczach: przeglądaniu internetu, wychodzeniu na papierosa, rozmowach telefonicznych. Okazuje się, że zyskujemy dodatkową godzinę lub dwie, które możemy wykorzystać na pracę i już nigdy nie zdarzy nam się powiedzieć, że nie wywiązaliśmy się z obowiązków, ponieważ nie mieliśmy na to czasu.

Znajmy zakres swoich obowiązków

Czasem zdarza się sytuacja, w której inny pracownicy lub nasz szef zawalają nas dodatkowymi obowiązkami, które są priorytetowe i natychmiast musimy je wykonać. W efekcie nie starcza nam czasu na realizację własnych zadań, przez co robią nam się zaległości, a my zostajemy po godzinach lub wiecznie za czymś gonimy. Taka sytuacja nie powinna mieć miejsca, chyba że  wszystkie własne zadania już wykonaliśmy i mamy czas na to, by pomóc kolegom.

By być stanowczym i asertywnym przyda nam się kilka ważnych wskazówek:

• Nauczmy się mówić „nie” – nikt nam tego nie może zabronić. Zwykle szef lub współpracownik nie spodziewa się tego, że trafi na osobę silniejszą, która odmówi jej wykonania danych obowiązków. Musimy znać swoją wartość oraz zakres obowiązków i w przypadku, gdy nie mamy czasu lub ochoty wykonywać za kogoś pracę, powiedzmy po prostu „nie”. Nikt nie może mieć do nas o to pretensji ani nie powinniśmy ponosić tego konsekwencji, dodatkowo zyskamy w oczach innych osób i na przyszłość wiadome będzie, że nie pozwolimy wejść sobie na głowę.
• Przydatna jest także sztuka negocjacji, dzięki której osiągniemy porozumienie z innymi. W takim wypadku ustalamy warunki, które będą korzystne dla obu stron, a nie tylko dla nas lub dla innych. Możemy więc ustalić, że podejmiemy się wykonania dodatkowych obowiązków w momencie, gdy skończymy własną pracę lub gdy będzie ona dodatkowo wynagrodzona. Kwestie negocjacji nie musza dotyczyć wyłącznie kwestii pracowniczych. W ten sposób jesteśmy stanowczy asertywni, znamy swoją wartość i czujemy, że żyjemy w zgodzie z samym sobą.

Skupienie i koncentracja

W pracy powinniśmy przede wszystkim skupić się na wykonywanych przez nas zadaniach, w innym przypadku okazuje się, że tracimy mnóstwo cennego czasu i nie wyrabiamy się ze swoimi obowiązkami. Postarajmy się więc ograniczyć nasze myśli i działania wyłącznie do spraw zawodowych i myślmy wyłącznie o tym, co w danej chwili robimy. Nie ważne jest to, co było ani to, co wydarzy się za kilka godzin, ważne jest tu i teraz.

Nie martwmy się również na zapas, co wiele z nas niestety robi. A co, jeśli się nie uda? A co, jeśli nie zdążę? Takie myślenie, zamiast przybliżać nas do sukcesu, skutecznie nas od niego oddala i możemy być pewni, że faktycznie nic nam wtedy nie wyjdzie.

Dobrze, jeśli na każde zadanie, które mamy do wykonania, wyznaczymy sobie konkretny termin, na przykład: w ciągu godziny zrobię to i to. W ten sposób w pełni kontrolujemy nasza pracę i o wiele łatwiej jest nam się zorganizować i działać jak najefektywniej. Mniej więcej godzinę przed końcem pracy dobrze jest zakończyć wszelkie zadania, ale nie zostawiajmy ich niedokończonych. Możemy przygotować dokumenty oraz stanowisko pracy na następny dzień i ze spokojem opuścić miejsce pracy.

Nie zapominajmy o tym, że w ciągu dnia przysługują nam przerwy, do których mamy pełne prawo – poświęćmy je na zjedzenie posiłku, zrelaksowanie się, oderwanie od spraw zawodowych. Wtedy mamy czas wykonać ważne osobiste telefony, poprzeglądać internet, czy wyskoczyć i załatwić coś ważnego. Dobrze jest podczas przerwy zaczerpnąć świeżego powietrza i dotlenić nasz organizm. Ponadto, porozmawiajmy też z naszymi współpracownikami, to dobra okazja, by dowiedzieć się nieco więcej o sobie, a być może nawiązać nowe przyjaźnie i znajomości.